Bild schief, Ton weg, Teilnehmer weg: Nach 7 Tagen Video-Konferenz-Marathon ist dem Präsentations-Coach Robert Spengler keine Panne beim Online-Präsentieren mehr fremd. Seine Erkenntnisse: Erstens „Nur kein Stress – selbst bei den Profis geht häufig was schief.“ Zweitens: „Macht nichts – schmunzeln oder herzhaft lachen ist in diesen Momenten richtig gut.“ Und Drittens: „Super –aus diesen Fehlern können wir lernen.“ Bereit? Dann lass uns zusammen ins Online Meeting gehen!

„Hört ihr mich?“ So gehen viele Online-Konferenzen los. Dann Stille. Denn die Teilnehmenden können ja nichts hören, wenn der Moderator nach seinem „Hört ihr mich?“ schweigt. Und nicht akustisch antworten, wenn sie stumm geschaltet sind.

Tipp für den Host:

Rede nach deiner Frage weiter. Motiviere die Teilnehmenden dabei zu einer Antwort: per Handzeichen oder mit einem „OK“ im Chat oder dem Daumen-hoch-Emoticon.

Die Tücken der Tools – jede Online Meeting Plattform funktioniert anders

„Der Robert hört nicht auf zu applaudieren“, schreibt ein Teilnehmer in den Chat. Dieser Robert war ich. Das erste Mal bei einem virtuellen TriCAT Spaces-Training dabei, habe ich mich über die Möglichkeit der Applaus-Reaktion gefreut und virtuell applaudiert. Was ich nicht wusste: Der Applaus muss auch wieder deaktiviert werden.

Tipp für den Host:

Denk immer daran, dass nicht alle Plattformen gleich funktionieren. Wenn du als Host sicher gehen willst, dass deine Teilnehmenden richtig reagieren, bitte sie um „echte“ Handzeichen – und darum, den Chat nur fachbezogen zu nutzen. Sonst bist du hier live dabei:

Marianne an Petra: „Und? Wie war dein Date mit Thomas?“ Die Möglichkeit, einzelne Personen im Chat anzuschreiben, verleitet zu privaten Ablenkungsmanövern. Blöd nur, wenn du versehentlich an „Alle“ versendest und alle mitlesen.

Tipp an alle:

Genau darauf achten, wen du anschreibst. Klug abwägen, ob das Online Meeting die richtige Plattform für eine private Unterhaltung ist.

Probieren geht über Studieren – darum macht der Technik-Check viel Sinn

Das war wirklich zum Schießen: Von einem Teilnehmenden waren nur Augen und Stirn zu sehen. Beim anderen ein leeres Büro. „Was meinen Sie Herr XX? Ah, der ist gerade nicht am Platz?“ und „Wer ist eigentlich dieser Samsung iPad52?“waren nur zwei der Fragen vom Host in die Meeting-Runde, die mich sehr amüsiert haben. Immer einen Schmunzler wert: Beim „Bildschirm teilen“ wird wirklich der komplette Bildschirm geteilt. Wie oft habe ich schon den Desktop mit vielen bunten Icons, privaten Fotos oder der Datei „Tantra für Fortgeschrittene“ gesehen.

Tipp an alle:

Auch für die Teilnehmenden in Video-Konferenzen ist ein Technik-Check vor dem Beginn des Meetings ein Muss. Dazu gehört neben der Überprüfung der Ton-Qualität auch die Kamera-Einstellung sowie die Anmeldung mit Namen. Möchtest du Folien oder Dateien online präsentieren und deinen Bildschirm teilen, so öffne diese vor Meeting-Beginn.

Tipp an den Host:

Begrüße beim Hereinlassen jeden Einzelnen mit Namen. Fallen dir dabei Unstimmigkeiten auf, können diese noch vor Beginn der Online-Präsentation korrigiert werden.

Präsentieren mit Liebe – auch online ist eine gute Vorbereitung erfolgsrelevant

Besonders sicher fühlen sich deine Teilnehmenden, wenn du als Moderator nach der Begrüßung eine Einweisung in den Ablauf und die technischen Möglichkeiten deines Online Meetings gibst. Sehr gut eignet sich hierfür eine Instruktionsfolie mit den wichtigsten Informationen. Denk bei der Gestaltung dieser Folie daran, dass für viele der virtuelle Meeting-Raum immer noch recht neu ist. Berücksichtige auch, dass jeder mit einem anderen Endgerät online geht. Gerade deshalb plädiere ich beim Online-Präsentieren für das Weniger-ist-Mehr-Konzept.

Tipp an den Host

Auch wenn Tools wie Microsoft Teams oder Möbelgigant IKEA mittlerweile unzählige virtuelle Hintergründe anbieten, rate ich zu einem Hintergrund, der nicht von deiner Präsentation ablenkt und der dich positiv in Szene setzt.

Wie ich meinen Hintergrund gestaltet habe und warum ich kein Fan von Green-Screens bin, liest du hier. Welcher Online Meeting-Hintergrund ist für dich der beste? Teile deinen Tipp mit mir und schreibe mir an welcome@robert-spengler.de

„Muss-weg-Domino“ – was du aus Chaos-Meetings lernen kannst

Der Klassiker: Du möchtest von einer Party gehen, willst aber nicht der erste sein. Endlich verabschiedet sich der Erste mit der Begründung, dass er morgen früh raus muss – und löst damit das „Muss-leider-weg-Domino“ aus. Schlag auf Schlag verabschieden sich jetzt weitere Gäste. Ähnliches fiel mir nun bei einer wöchentlich wiederkehrenden Online-Konferenz auf: Nach 90 Minuten wurde Tag für Tag genau dieses „Muss-weg-Domino“ gespielt: Kaum verabschiedet sich der erste Teilnehmer mit einem schnellen „Muss noch in ein anderes Meeting“ im Chat, kopieren viele, sehr viele, diese Chatnachricht, und einer nach dem anderen verlässt das Online Meeting. Das passiert auch noch spät abends. Ich stelle fest, dass auch nach 20 Uhr noch wahnsinnig viel Online Meetings starten 😉.

Ähnliches beobachtete ich bei einer Online Schulung: Die Dauer war von 8:00 bis 13:00 Uhr angesetzt. Als Trainer für Online-Präsentationen habe ich mich zeitweise in diese Schulung eingeklinkt. Gegen 12 Uhr wollte ich zum Finale wieder dabei sein. Das Problem: alle anderen waren schon weg. Nur der Moderator nicht. Dieser wägte sich, nachdem er mit seinem Seminar schneller als erwartet fertig war, alleine. So wurde ich Zeuge eines Live-Telefonats und bekam Einblicke in seinen Büroalltag.

Tipps an den Host:

• Bitte die Teilnehmenden darum, dich vor dem Seminar zu informieren, falls sie früher wegmüssen. So bleibt der „Einer-nach-dem-anderen-muss-dann-mal-weg-Effekt“ aus.
• Achte bei längeren und wiederkehrenden Meetings darauf, dass deine Inhalte spannend bleiben. Denk daran: Gerade die passive Meeting-Teilnahme ist anstrengend.
• Beende das Meeting für alle, wenn das Meeting vorbei ist.

Hat noch jemand Fragen? Wie du bessere Fragen in einem Online Meeting stellst, beantworte ich dir in meinem nächsten Beitrag. Für heute: Meeting beendet.