Online Meeting frisst Arbeitszeit: Sind Videokonferenzen zu einfach?

Einfach mal an „Gott und die Welt“ senden: Was schon lange in cc bei E-Mails nervt, erreicht heute bereits in der ersten Empfänger-Zeile einen neuen Höhepunkt – mit einer Einladung zum Online-Meeting. Mittlerweile weiß jede Führungskraft, wie einfach es ist, eine Videokonferenz zu planen – und tut es. Nicht nur einmal pro Woche. Ständig. „Zu viel. Zu wenig differenziert!“, sagt der Präsentationstrainer Robert Spengler. Und warnt vor einem Missbrauch von Online Meetings zu Lasten der Meeting-Qualität und der Mitarbeitenden. Sein Appell: „Online Meetings bewusster einsetzen!“

Fast schon apathisch sitzt meine Tochter mit dickem Headset vor ihrem Bildschirm: „Bin im Meeting“, raunt sie mir aufgeschreckt zu, als sie mich aus dem Augenwinkel heraus erkennt. Seit Tagen schon nimmt sie nichts mehr um ihren Schreibtisch herum wahr. Auch nicht, was in den ständigen Online Konferenzen monologisiert wird. „75% der Vorträge sind für meine Arbeit nicht relevant.“ So das traurige Fazit nach dem ersten Online Meeting-Marathon-Quartal. Sie gewinnt nichts. Verliert aber wertvolle Zeit, die sie dringend benötigt, um ihre eigentliche Arbeit zu erledigen. Der Druck steigt. Das Home-Office wird zur Videokonferenz-Falle. Und das macht mich gerade richtig wütend!

Raus aus dem Meeting-Muss: auch online gezielt einladen

Denn natürlich steht meine Tochter nur exemplarisch für eine neue „Dann-mach-ich mal-schnell-ein-Online Meeting“-Mentalität. Jetzt, wo jeder weiß, wie einfach die Plattformen zu bedienen sind zeigt sich, wie praktisch das „neue“ Get-together-Format ist: Außendienstler, Team-Assistenz und Führungskräfte müssen nicht mehr anreisen oder eingeflogen werden. Sie sind mit ihren digitalen Endgeräten ja quasi überall und ständig im Zoom-Orbit. Auch wenn sie im Urlaub sind. Dann können sie sich auch mal „schnell“ dazuschalten. Und dieser Gedanke ist: falsch.

Jedes Online Meeting muss gut vorbereitet sein. Egal wo und mit wem es stattfindet, solltest du folgende Fragen mit „Ja“ beantworten können, bevor du dazu einlädst:

Das Online Meeting ist zwingend notwendig
Die Information ist für alle Teilnehmenden relevant
Die Dauer ist so kurz wie möglich kalkuliert

Hin zu einem konstruktiven Online-Dialog: weniger frontal, mehr interaktiv

3 Mal Ja gesagt? Dann: Los geht’s. Du als Initiator schaltest dein Video erst gar nicht an, um die Übertragungsqualität stabil zu halten. Und die Teilnehmenden am besten auch? Nein! Mach dich sichtbar. Und motiviere damit auch deine Gäste ihr Video zu übertragen. So erkennst du, ob sie interessiert oder überfordert sind. Du kannst aufmerksam agieren und reagieren. Wird das Bild pixelig kannst du immer noch spontan entscheiden, wann es sinnvoll ist, die Videoübertragung abzuschalten. Achte zudem darauf, die Teilnehmenden kontinuierlich zu aktivieren. So werden sie auch online zu Meeting-Teilnehmenden und nicht zu frontal beschallten, teilnahmslosen Zuhörern. Zudem erhältst du auch durch Handheben, Chat- oder Sprechbeiträge wichtiges Feedback zu deiner Präsentation.

Wichtig für Körper und Geist: Beginne und beende dein Online Meeting pünktlich. Plane ausreichend Pausen. Denk daran: Ein Online Meeting ist anstrengender, als eine Live-Konferenz. Ideal sind

5 Minuten Pause alle 30 Minuten
10-15 Minuten Pause alle 90 Minuten
1 Stunde Mittagspause bei ganztägigen Meetings

Berücksichtigst du diese Tipps, ist dir der virtuelle Applaus sicher und deine Teilnehmenden freuen sich schon auf das nächste Online Meeting mit dir: Weil Sie von deiner Präsentation lernen, Spaß haben und sich wertgeschätzt fühlen. Noch mehr Tipps gibt’s in meinem Artikel: So wird dein Online Meeting zum Erfolg!