20 Minuten beträgt die Vortragsdauer immer häufiger bei großen Kongressen. 90 Minuten waren einmal Standard. Der Grund für die großzügige Verkürzung der Rededauer: Die nachlassende Aufmerksamkeitsspanne des Auditoriums. Diese Insider-Information ist Gold wert für das Zeitmanagement deiner Präsentation. Denn bleibst Du innerhalb deines Zeitfensters, davon ist der Präsentationscoach Robert Spengler überzeugt, bleibt deine Präsentation spannend und in guter Erinnerung.

„Gut, dass Du Deine Präsentation wieder so massiv überzogen hast“. Mal ehrlich, hast du schon einmal so ein „positives“ Feedback nach einer Präsentation erhalten, die mal wieder „etwas“ zu lang geraten ist? Wohl eher nicht. Denn was genau bedeutet es, wenn du nicht in dem geplanten Zeitrahmen bleibst? Die Redner oder Termine nach deinem Vortrag verschieben sich nach hinten. Nicht nur das Zeitmanagement für deine Präsentation ist aus den Fugen geraten, sondern die komplette Agenda der nachfolgenden Redner. Und die Terminplanung des Auditoriums für diesen Tag.

Tipp 1: Führe einen Probelauf für deine Präsentation durch. Plane dann für den Live-Auftritt 10 Prozent weniger Zeit ein. Gründe hierfür sind die Minuten, die für deine Anmoderation und spontane Ergänzungen „verloren“ gehen.

Solltest du doch eher mit deiner Präsentation fertig sein, als geplant, dann kann ich aus meiner Erfahrung als Zuhörer sagen: Selbst bei einem spannenden Thema habe ich einen etwas kürzeren Vortrag als angenehm empfunden. Denn jeder von uns hat das Ende im Blick und ist gedanklich schon bei der nächsten Präsentation oder auf der Autobahn.

Wie lang soll sie eigentlich sein, die perfekte Rede? Darüber erfährst du mehr in meinem Beitrag „Die perfekte Rededauer – Menschen begeistern mit relevanten Inhalten“.

Straffes Zeitmanagement mithilfe von Zeitrichtern

In den letzten verbleibenden 5 Minuten erscheint die Uhrzeit rot. In der letzten Minute blinkt sie zudem. Ist deine Redezeit abgelaufen heißt es „STOPP“. Countdown-Timer sind für Speaker auf Kongressen und bei Events DAS Zeitmanagement-Tool. Von der Anmoderation bis zum Finale führt dich die rückwärtslaufende Uhr durch deinen Zeitkorridor. Ist die Zeit abgelaufen, ist Schluss. Dank der stillen Präsentations-Zeituhren finden auf Kongressen Vorträge pünktlich statt – weil sie pünktlich aufhören.

Tipp 2: Lerne von professionellen Eventorganisationen dein Zeitmanagement in den Griff zu bekommen. Steht kein Countdown-Timer zur Verfügung, dann bitte einen Mitarbeiter aus deinem Team, die Funktion eines Zeitmanagers zu übernehmen.

Indem du dich strikt an deine Redezeit hältst, zeigst du Respekt gegenüber den anderen Rednern und deinem Auditorium. Kleiner Trick: Neigst du trotz Zeitrichter dazu, etwas länger zu sprechen, dann schreibe deine Präsentation in der Agenda länger aus.

In das Auditorium hineinversetzen

Warst du schon einmal auf einem Vortrag, der einfach zu lang, und damit auch zu langweilig war? Schaltest du auch manchmal ab, wenn zu viel geredet wird und du dich überfordert fühlst? Deinem Publikum geht es genauso. Gerade auch für Führungskräfte gilt deshalb: Versetze dich schon bei der Planung deiner Präsentation in deine Teams und Zuhörer hinein. Was ist wirklich wichtig, was kann weg. Sortiere gründlich aus. Sorge dafür, dass deine Präsentation spannend bleibt. Bis zum Finale. Pünktlich. Und nicht vergessen: STOPP heißt auch für dich – Redezeit vorbei!

Für welche Methode du dich auch entscheidest: Zeitmanagement für Präsentationen und Vorträge kannst du lernen. Auch in meinem Präsentationstraining.

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